Wordは難しくない!書類はExcelではなくWordで作ろう!

Word
イルカ
イルカ

やあ、久しぶり!覚えてない?wordがまだMS wordって呼ばれてたころかな?みんなの手助けをしてた僕だよ!。

ムラカミ
ムラカミ

WordやExcelを触ってたら、邪魔なときに邪魔な位置に出てきて、何について調べますか?って聞いておいて、まともな答えを返してきた試しがないイルカだったっけ?生きてたんだ。

イルカ
イルカ

みんなから消えろって言われて悲しかったです。

ムラカミ
ムラカミ

整形した?なんかちょっと違う気がするけど。

イルカ
イルカ

それは、あなたの画力の問題では?

ムラカミ
ムラカミ

そうだね。まあ、イルカってわかるから良し!で、今日は何なの?

Excel(エクセル)は計算するためであって文章作成には向いていない

イルカ
イルカ

最近、ムラカミ転職しましたよね。そこで初めてエクセル方眼紙を見たんですよね?

ムラカミ
ムラカミ

うん、衝撃だった。方眼紙?ガイドラインのことかな?って思ってた。私はWordは詳しいけどExcelはあんまり詳しくないから

Word(ワード)は難しくない

イルカ
イルカ

みんなワード難しいっていいますよね?

ムラカミ
ムラカミ

そう。なんでなんだろ?Wordは文章作成のためのものなのにExcelで文章作成するほうが簡単だっていうんだよね。友達も言ってた。

イルカ
イルカ

みんなWordの良さを生かさずに遠回りして文章を作ってるんですよね。
例えば、下の画像。

wordサンプル

イルカ
イルカ

全角スペースで文字間を開けたり、右に寄せたりしているんですよ。

ムラカミ
ムラカミ

…これだと文字入力したら空きが変わるから、またスペースで調整するんだよね。タイトルの下も図形の線を引いてるよね。これだとタイトルの文字を変えると空きが変わるから(以下略)

イルカ
イルカ

はい、なかなか仕事が終わらないです。

ムラカミ
ムラカミ

正直、この書類を元に新規書類作るより、ゼロから自分で作ったほうが早い。

イルカ
イルカ

この書類作成の悪いところを説明しましょう。

wordサンプル

スペースは使わない

イルカ
イルカ

①の黄色マーカーの部分。

  • 文字間をスペースで開けている
  • スペースで右詰めしている
イルカ
イルカ

このままだと担当者の名前を入れるときに文字数を数えて、同じスペース分ドラッグして入力しないと右詰めしている作成者がずれてしまいます。

文字間調整のためにスペースは使わない。

タブを意識する

イルカ
イルカ

②の緑マーカー部分。

  • タブの位置がばらばらになっている
イルカ
イルカ

このままだと、タブがずれているところを毎回直さなければいけません。

タブは行頭を揃えるためのものなので、崩れてはいけません

図形の線ではなく、罫線を使う

イルカ
イルカ

③のタイトル下の線部分。

  • 図形の線を引いている
イルカ
イルカ

このままだとタイトルの大きさを変更するときに文字に重なったり離れ過ぎたりします。

罫線は図形を使用せず、段落罫線を使う

余白を意識する

イルカ
イルカ

④の薄い記号とピンクの点線部分。

  • タイトルの下線と表がはみ出ている
イルカ
イルカ

四隅にある薄い記号は余白を表しています。そこからはみ出ると印刷すると最悪見切れる場合があります。また揃えないと見栄えも悪いです。

余白を意識する

まとめ

  1. スペースは使わない
  2. タブを意識する
  3. 図形の線ではなく、罫線を使う
  4. 余白を意識する
ムラカミ
ムラカミ

改善方法は次回にやりましょう

この記事を書いた人
ムラカミ

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